Managementul timpului, în lucrul de acasă

Pentru mulți dintre noi, una dintre cele mai mari provocări impuse de perioada de carantină, cauzată de epidemia de COVID-19, a fost lucrul de acasă. Dacă înainte ni se părea, uneori, că nu ne ajunge timpul, acum, această senzație pare să se fi acutizat, tendința generală fiind de a amesteca obligațiile profesionale, cu cele familiale. Am aflat câteva sugestii în ceea ce privește organizarea lucrului de acasă de la Marius Dumitrenco-Keller, trainer și psihoterapeut.

Marius Dumitrenco-Keller, trainer și psihoterapeut

Multe dintre tehnicile pe care le aplicam în lucrul la birou nu se mai potrivesc și în lucrul de acasă, ceea ce este normal, pentru că este un aspect nou, pentru care nu am fost pregătiți și la care a trebuit să ne adaptăm din mers.

Cu toții, suntem în curs de a învăța și nu există formule standard pe care să le folosim. Observăm că, dintr-o dată, nu mai există bariere. În viața de dinainte de carantină, fiecare membru al familiei pleca, dimineața, la treburile lui. Serviciul era alt spațiu, aveam mintea pregătită pentru asta. Chiar dacă timpul nu ne ajungea nici atunci, era un alt spațiu, în care ne duceam cu o atitudine mentală diferită. Acum, toate sunt în același loc. Oamenii sunt sclavii rutinelor, care, dintr-o dată, s-au schimbat.

A fost o scurtă perioadă când ne-am bucurat, am luat-o ca pe o vacanță, ne bucuram să petrecem mai mult timp cu copiii. Dar, pe măsură ce perioada de lucru de acasă s-a prelungit, ne-am dat seama că nu e vacanță și că trebuie să funcționăm în continuare. Și aici au început problemele.

Dintr-o dată, lucrurile au început să se amestece într-o așa măsură, încât mulți dintre noi au ajuns la concluzia că muncesc mai mult.

Este o diferență uriașă a modului de lucru între persoanele care au copii și cele care nu au. Aceasta e prima provocare și una dintre cele mai mari. A doua provocare apare atunci când și partenerul lucrează online și trebuie găsite spațiile necesare. Dacă se întâmplă să intrăm amândoi în câte o ședință în același timp, e o situație dificil de rezolvat.

Crearea și menținerea unei stări mentale corespunzătoare

Înainte de a vorbi despre managementul timpului, sunt câteva lucruri care se află la bază. Primul ține relația cu partenera sau partenerul de viață, pentru că stăm toți în același spațiu și, acum, trebuie să ne împărțim altfel timpii în care ne ocupăm de copii, în așa fel încât să putem să ne îndeplinim și celelalte sarcini. Toate acestea consumă timp.

Al doilea aspect pe care ar trebui să îl învățăm este să tratăm în continuare activitățile profesionale ca pe activități profesionale, începând de la a avea aceleași rutine zilnice. Pe unii dintre noi ne ajută inclusiv să folosim același parfum pe care îl foloseam când mergeam la birou, ca să ne conducă spre starea mentală respectivă. Tendința inițială e să schimbi pijamaua cu hainele de casă, ceea ce nu ajută foarte mult pentru a intra în atitudinea de lucru.

Primul lucru recomandabil este setarea foarte clară a orelor între care să lucrăm, programul efectiv de lucru.

Al doilea lucru care ajută este delimitarea spațiilor și planificarea agendei, în special în cazul video-apelurilor programate, pentru a nu ne suprapune, pe cât posibil, sau, dacă ne suprapunem, să avem soluții dinainte, pentru a nu intra în panică. De asemenea, ne putem planifica inclusiv masa, o anumită oră la care să mâncăm și chiar meniul, dacă gătim sau dacă comandăm. 

Sugestii pentru familii cu copii

Pentru familiile cu copii, primul pas ar fi planificarea împreună cu partenerul sau partenera (tot în funcție de agenda pe care o avem), care secțiune din cele 8 ore de lucru îi revine fiecăruia, pentru a supraveghea copiii. Nu trebuie neapărat să le dedicăm întrea ga atenție, în această perioadă, ci să supraveghem situația și să răspundem eventualelor întrebări sau probleme.

O idee este a încerca să îi implicăm foarte mult pe copii în diferite activități. O altă problemă care consumă timp este neplanificarea judicioasă a folosirii dispozitivelor de comunicare.

Person using laptop

Oricât de ciudat pare, totul ține, până la urmă, tot de planificare și de auto-disciplină. Dacă avem un grup de prieteni care au copii de aceeași vârstă, o altă idee este să organizăm, împreună cu ei, întâlniri virtuale pentru copii, sub comanda unuia dintre adulți, prin rotație. De asemenea, dacă copiii aveau o activitate extrașcolară, se pot continua aceste activități pe Zoom.

Dacă unul dintre soți trebuie să meargă în continuare la serviciu și celălalt rămâne singur acasă cu copiii, în orele în care avem nevoie să lucrăm, trebuie să ne folosim de tehnologie, pentru a-i ține ocupați, dar controlându-le conținutul: filme educative etc. Până acum nu știam cum să le smulgem tabletele din mână. Acum, au devenit un ajutor foarte important.

Trebuie să asigurăm, la intervale de o oră și jumătate două, un timp în care efectiv să ne jucăm cu ei, 15-20 de minute. Trebuie să ținem seama și de nevoile lor: să se joace, să socializeze și să-și consume energia, lucru care nu este foarte ușor stând în casă.

Este nevoie de aceste intervale în care să le dedicăm tot timpul, pentru că altfel se vor plictisi și vor cere atenție. Nu trebuie să îi excludem și să îi încuiem afară, ci să anunțăm onest că avem copii și că este posibil să apară în cadru oricând. Mai ales că, dacă nu interzicem asta, scade riscul de a apărea mereu.

Devine interesant în momentul în care e interzis. De asemenea, în timpul apelurilor, se folosesc căștile și, dacă nu trebuie să vorbim, ar fi bine să ne închidem microfonul. Acesta este un aspect care ține și de etichetă.

Prioritățile legate de interacțiune ar fi bine să fie planificate în perioada în care și copiii sunt ocupați cu ceva. Pentru perioadele de liniște, în care nu trebuie să interacționăm cu cineva, o soluție ar fi să lucrăm înainte de a se trezi ceilalți din casă, o oră jumătate sau două.

O recomandare și pentru birou, și pentru acasă, pentru că educația vine prin repetiție: să delimităm sloturi de timp în care să nu fim deranjați, dacă nu este urgent. Dacă suntem fermi și politicoși, cei din jur o să învețe. O formă de a fi ferm: „nu mă deranjezi în intervalul respectiv, după care îți acord tot timpul meu pentru o perioadă.” Dar trebuie să ne ținem de promisiune, de fiecare dată, altfel această tehnică nu are niciun efect.

Trei sfaturi pentru lucrul de acasă:

1. Cel mai important – abordează programul de lucru ca program de lucru. Îmbracă-te ca pentru serviciu, găsește-ți un loc fix, dedicat special.

2. Acceptă situația așa cum este și împarte mai mult cu partenera sau partenerul sarcinile casei, mai ales cele legate de copii.

3. Fii disciplinat! Tu trebuie să fii și subiectul, și obiectul disciplinei. Fără disciplină, celelalte sfaturi nu funcționează!

Timp pentru noi

Încă o mare provocare o constituie a avea timp pentru noi. De exemplu, chiar și blocați în trafic, înainte, era o perioadă de timp în care puteam să ascultăm o carte audio sau muzică, o perioadă în care să fim cu noi înșine. Acum nu mai avem nicio barieră de trecere dintr-un spațiu în celălalt. Trebuie să învă țăm să ne creăm inclusiv astfel de granițe.

Dacă am terminat la 5, de exemplu, ne rezervăm o jumătate de oră să stăm cu căștile pe urechi și să ascultăm muzică, sau să citim. Este mult mai important decât pare, deși înainte poate că nici nu eram conștienți de aceste intervale de deconectare!

Important este, de asemenea, să ne oferim pauze și nouă înșine, așa cum făceam la serviciu. În ceea ce privește alternarea timpului de lucru cu pauzele, o sugestie este folosirea „tehnicii roșiei”, care poate fi aplicată oriunde lucrăm. Timp de 20 de minute ne ocupăm DOAR de un singur lucru, timp în care poate să se întâmple orice. Apoi, 10 minute pauză de la sarcina respectivă. Urmează alte 20 de minute de lucru – poate fi aceeași sarcină, dacă nu am terminat-o, sau o alta nouă, dar UNA SINGURĂ.

Multitaskingul nu există, ci este, de fapt, „switching tasks” (trecerea de la una la alta), ceea ce ne face să obosim în termen relativ scurt, inclusiv din perspectivă cognitivă.

După a doua repriză de 20 de minute, se ia o pauză mai lungă, 15-20 de minute, în care facem altceva, probabil tot lucruri legate de serviciu, dar care nu implică un grad înalt de concentrare.

Dacă aplicăm tehnica „Broaștei” (începe cu cea mai grea sarcină), în general, este recomandabil să abordăm aceste sarcini dificile în perioadele de liniște, în care nu și-au început cei din jur activitatea.

Pe scurt, o parte din disconfortul nostru este legată de adaptare. Suntem într-o situație în care trebuie să ne adaptăm, în care nu acceptăm ce ni se întâmplă, protestăm și pierdem multă energie în această direcție. Probabil, o mare parte inclusiv din ceea ce numim gestionarea defectuoasă a timpului, în această perioadă, vine și din consumul de energie necesar pentru a ne adapta.

Dar mesajul pe care dorim să îl transmitem tuturor, alături de colaboratorul nostru, Marius DumitrencoKeller, este:

Nu vă panicați, o să treacă și asta!

Raluca MIHĂILESCU

raluca.mihailescu@ziuacargo.com iulie 2020

LĂSAȚI UN MESAJ

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.